A heti karbantartási terv összeállt, aztán leáll egy gép. A javításhoz át kell csoportosítani a karbantartókat, egy tervezett ellenőrzés pedig csúszik. Érdemes rögtön új időpontot keresni annak a munkának is, amelyik így kimarad.
A heti egyeztetésen ezért a sürgősség mellett azt is nézzék meg, melyik feladatot lehet valóban elkezdeni. Megvan az alkatrész? Át tudják adni a gépet? Ráér az a kolléga, akinek megvan hozzá a szakértelme?
Előbb derüljön ki, mi hiányzik a kezdéshez
Az alkatrészre váró javítás hiába szerepel a naptárban, ha közben senki nem kérdez rá a szállításra. Ugyanígy nem kezdhető el az a munka sem, amelyhez a termelés még nem tudta átadni a gépet.
Írja a feladat mellé, ki egyeztet a beszerzéssel vagy a termeléssel, és mikorra várnak választ. Ha az alkatrész érkezése még bizonytalan, azt is jelezzék a tervben. A javításnak akkor keressenek végleges időpontot, amikor már tudják, mikor állhatnak neki.
A feladatok számából önmagában nem látszik a terhelés. Két rövid ellenőrzés és két nagyobb javítás ugyanannyi munkalap, de más időbeosztást igényel. A szükséges idővel és szakértelemmel is számoljon, amikor elosztja a munkát.
A határidő és a gép átadásának ideje nem ugyanaz
Lehet, hogy egy ellenőrzést csak a jövő hétig kell elvégezni, de a gépet ezen a héten kizárólag szerdán tudják átadni a karbantartóknak. Ilyenkor a szerdai időpontnak helyet kell hagyni a beosztásban. Egy későbbi napra áttett feladat már nem feltétlenül végezhető el.
Új hiba esetén ezt is vegye figyelembe, amikor átcsoportosítja a csapatot. A kötelező ellenőrzések határidejét és a helyi biztonsági előírásokat a heti terv módosításakor is tartani kell.
Az elhalasztott munkának is legyen új időpontja
Ha egy feladat mégis elmarad, ne maradjon annyiban, hogy „majd jövő héten”. Válasszanak új időpontot, vagy legalább azt beszéljék meg, mikor döntenek róla. A csúszás okát is írják fel.
Ha ugyanaz a tervezett karbantartás többször kimarad, az okát külön érdemes megbeszélni. Az ismétlődő alkatrészhiányt a beszerzéssel, a rendszeresen elmaradó gépátadást a termeléssel kell tisztázni. A „nem fért bele” megjegyzésből egyik sem derül ki.
A napi egyeztetésen elég az azóta történt változásokat átvenni: mi készült el, hol várnak még valamire, és melyik határidő került veszélybe.
A heti beosztás a ServiceLeafben
A ServiceLeaf naptárában a munkalapokat és a projektfeladatokat is láthatja. A Csapat heti táblában munkatársanként nézheti át és módosíthatja a beosztást; ehhez megfelelő vezetői jogosultság szükséges. A munkalaplistában a prioritás, az állapot, a határidő és a felelős is szerepel.
A magyar nyelvű bemutatón a heti tervezést is végignézhetjük. Időpontot a +36 30 146 4774 számon is egyeztethet.